Procedura di segnalazione di gruppo - Whistleblowing

Strumento funzionale all’attività di compliance e controllo interno, oltre che alla prevenzione del rischio, è la Procedura Whistleblowing di Gruppo utilizzata per segnalazioni relative a eventuali casi di corruzione/violazione di principi e/o precetti del Codice Etico – incluse ovviamente le pari opportunità – norme e regolamenti.

La Procedura – comunicata a tutti i dipendenti in lingua locale – disciplina le modalità di segnalazione di violazioni, sospette violazioni e induzioni a violazioni in materia di leggi e regolamenti, principi sanciti nel Codice Etico, principi di controllo interno, norme e procedure aziendali o qualsiasi altro comportamento commissivo od omissivo che possa determinare in modo diretto o indiretto un danno economico-patrimoniale, o anche di immagine, per il Gruppo e/o le sue società. La norma incoraggia in modo esplicito i dipendenti che siano a conoscenza di potenziali o reali situazioni di violazione a darne immediata informativa – anche anonima – all’Azienda, con la garanzia di essere assolutamente tutelati da massima confidenzialità e di non subire ritorsioni di alcun genere. Le segnalazioni possono riguardare Amministratori, Sindaci, Management, dipendenti dell’Azienda e, in generale, tutti coloro che operano in Italia e all’estero per Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo. Sono inclusi partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici. Una casella email è messa a disposizione di chi volesse procedere con una segnalazione, gestita centralmente dalla funzione indipendente Internal Audit e valente per tutte le affiliate del Gruppo oltre che per la Comunità Esterna. La Direzione Internal Audit di Gruppo a sua volta ha il compito di:

  • predisporre, gestire e aggiornare gli indirizzi per l’invio delle comunicazioni; ricevere, registrare e analizzare le segnalazioni pervenute;
  • coinvolgere le funzioni aziendali ritenute competenti per le necessarie attività di accertamento, interessando gli organi di controllo competenti in relazione a fattispecie su cui esiste un presidio specifico (per le società di diritto italiano: Collegio Sindacale, Organismi di Vigilanza per i reati ex d.lgs. 231/01);
  • programmare piani di azione specifici;
  • assicurare la tracciabilità e la conservazione della documentazione per cinque anni dalla data di chiusura delle attività di verifica;
  • relazionare su base trimestrale il Comitato per il Controllo Interno di Pirelli & C. sulle segnalazioni ricevute e le azioni in corso.

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, l’Azienda adotterà gli opportuni provvedimenti disciplinari e le opportune azioni legali a tutela della società stessa e del Gruppo.

La Whistleblowing Policy è stata aggiornata nel mese di marzo 2013 estendendo la possibilità di inviare segnalazioni anche da parte degli stakeholder esterni.

La procedura aggiornata è stata comunicata internamente in lingua locale ed è pubblicata sul sito internet Pirelli. I fornitori del Gruppo hanno a disposizione il Canale di Segnalazione Whistleblowing (ethics@pirelli.com) anche attraverso espressa indicazione all’interno delle Clausole di Sostenibilità inserite in ogni contratto di fornitura.

Con riferimento alle segnalazioni ricevute negli anni 2012 e 2013, a seguire una tabella riassuntiva e quindi le relative spiegazioni.

Segnalazioni WHISTLEBLOWING

20132012
Totale segnalazioni 11 8
Di cui anonime 6 3
Di cui archiviate per assoluta genericità 3 2
Di cui investigate 8 6
Paesi di provenienza della segnalazione Italia, Brasile, Argentina, Venezuela Italia, Brasile, Egitto, Polonia, Messico
Oggetto asserito nella segnalazione Comportamenti irregolari di dipendenti, un caso di disservizio post-vendita Comportamenti irregolari di dipendenti, rivendicazioni sindacali, un caso discriminatorio
Esito dei casi investigati Revisione e integrazione processi ove ritenuto opportuno, provvedimenti da parte delle funzioni competenti e della Direzione Human Resources, azione a soddisfazione del cliente Revisione e integrazione processi ove ritenuto opportuno, provvedimenti da parte delle funzioni competenti e della Direzione Human Resources, azione a soddisfazione del cliente

Nel corso del 2012 sono pervenute otto segnalazioni Italia, Brasile, Egitto, Polonia e Messico, di cui quattro segnalazioni sono pervenute utilizzando la casella di posta elettronica prevista dalla Procedura di Whistleblowing di Gruppo (ethics@pirelli.com); tre segnalazioni sono pervenute direttamente al Management che, a sua volta, ha provveduto ad attivare la Direzione Internal Audit; una segnalazione è pervenuta all’Organismo di Vigilanza ex d.lgs. 231/01 di una società di Gruppo che a sua volta ha attivato la Direzione Internal Audit per le opportune verifiche. Delle otto segnalazioni, tre sono pervenute in forma anonima mentre le restanti cinque sono state firmate dal segnalante.

Per due delle segnalazioni anonime, stante l’assoluta genericità, non è stato possibile eseguire approfondimenti in merito.

Per sei segnalazioni, invece, è stato possibile eseguire audit specifici da parte della Direzione Internal Audit, volti ad approfondire quanto segnalato.

Le segnalazioni esaminate hanno riguardato asseriti comportamenti irregolari di dipendenti, rivendicazioni sindacali e comportamento discriminatorio nei confronti di un dipendente. Si rileva che a esito degli approfondimenti condotti in relazione alle citate sei segnalazioni non si sono riscontrate violazioni di leggi, regolamenti, principi etici o di procedure aziendali. Per una di esse si è ritenuto opportuno informare la Direzione Human Resources che ha adottato gli opportuni provvedimenti.

Nel corso del 2013 sono invece pervenute undici segnalazioni ai sensi della procedura Whistleblowing provenienti da quattro paesi diversi (Italia, Brasile, Argentina e Venezuela); in particolare si rileva che: otto segnalazioni sono pervenute utilizzando la casella di posta elettronica prevista dalla Procedura di Whistleblowing di Gruppo (ethics@pirelli.com) e/o direttamente alla Direzione Internal Audit; tre segnalazioni sono pervenute direttamente al Management che, a sua volta, ha provveduto ad attivare la Direzione Internal Audit.

Si rileva altresì che delle undici segnalazioni, sei sono pervenute in forma anonima mentre le restanti cinque sono state firmate dal segnalante.

Per tre delle segnalazioni anonime, stante l’assoluta genericità, non è stato possibile eseguire approfondimenti in merito. Per otto segnalazioni, invece, e stato possibile eseguire audit specifici da parte della Direzione Internal Audit, volti ad approfondire quanto segnalato.

Le segnalazioni esaminate hanno riguardato principalmente asseriti comportamenti irregolari di dipendenti. Si rileva che a esito degli approfondimenti condotti in relazione alle citate otto segnalazioni, per quattro di esse non si sono riscontrate violazioni di leggi, regolamenti, principi etici o di procedure aziendali, tuttavia per le altre quattro sono state coinvolte le funzioni aziendali competenti, in particolare la Direzione Human Resources che, valutati i riscontri, è intervenuta in linea con quanto previsto dalle procedure interne e dai rispettivi contratti di lavoro.

All’esito degli accertamenti, la Direzione Internal Audit ha sempre provveduto a svolgere specifiche attività di audit sui processi aziendali coinvolti nelle segnalazioni, provvedendo a revisionarle e integrarle ove ritenuto necessario. La Direzione Internal Audit ha inoltre sistematicamente aggiornato il Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance e il Collegio Sindacale di Pirelli & C. S.p.A. in merito a tutte le segnalazioni ricevute e allo stato di avanzamento delle analisi svolte. Con riferimento al numero di segnalazioni da parte della Comunità Esterna, si conferma che alla casella delle Whistleblowing non sono pervenute segnalazioni firmate da fornitori o altre categorie di stakeholder, fatta salva una pervenuta nel 2013 da parte di un cliente avente a oggetto asserito disservizio post-vendita su cui l’Azienda è intervenuta a soddisfazione del cliente.

Resta oggettivamente non possibile confermare che non siano in assoluto pervenute segnalazioni da parte di fornitori o altri stakeholder esterni in quanto alcune denunce sono state anonime, come più sopra precisato.

Il lieve incremento delle segnalazioni nel 2013 rispetto al 2012 può essere attribuito alla reiterazione della campagna di comunicazione ai dipendenti, in lingua locale, circa l’esistenza della procedura e relative modalità di attuazione.